Si avvicina la scadenza entro la quale tutte le aziende dovranno adeguarsi ai regolamenti in vigore, utilizzando la fatturazione elettronica. In un primo tempo l’obbligo per i commercianti di carburante avrebbe dovuto essere attivo a partire dal 1° luglio 2018. Il Governo ha perಠascoltato le loro richieste, adeguando i termini a quelli di tutte le altre aziende.
Cosa si intende per fatturazione elettronica
Le fatture elettroniche sono compilate utilizzando appositi software, come ad esempio quello per la fatturazione elettronica Agyo. Questi programmi permettono di compilare le fatture, di archiviarle e mantenerle negli anni, oltre a inviarle ai diretti interessanti. La fattura non deve pi๠essere stampata e spedita per posta, o consegnata nelle mani del cliente o del fornitore, ma inviata direttamente attraverso il Sistema di Interscambio. Si tratta di un sistema telematico realizzato e gestito dall’Agenzia delle Entrate, che permette di avere la certezza che le fatture siano compilate nel formato corretto e che giungano nelle mani del destinatario in tempo.
I vantaggi della fatturazione elettronica
Utilizzare le fatture elettroniche consente alle aziende di implementare un sistema che accelera e migliora la gestione di questo tipo di documenti. Infatti si accorciano i tempi di compilazione e si eliminano eventuali possibili errori. Per altro i software utilizzati consentono di predisporre un database dei clienti, per auto compilare le fatture inviate a soggetti già noti all’azienda. Inoltre si ha la totale certezza che la fattura giunga tra le mani del cliente, proprio grazie al Sistema di Interscambio. Con le fatture in copia cartacea le cose sono ben diverse, in quanto puಠcapitare che vadano perdute, o che il destinatario sia impossibilitato a ritirarle. Un altro vantaggio interessante riguarda la necessità di conservare le fatture per 10 anni; oggi molte aziende possiedono enormi faldoni, conservati in grandi armadi, con le fatture suddivise anno per anno. Le fatture elettroniche sono invece conservate in file, quindi direttamente sul server aziendale, o anche nel cloud, cosa che le rende sempre disponibili e facili da revisionare, se necessario.
Le sanzioni
Dal 1° gennaio quindi tutte le aziende, ad esclusione di quelle che rientrano nel regime dei minimi e dei forfettari, dovranno utilizzare la fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi IVA privati che verso i consumatori finali. Se un’azienda dovesse compilare una fattura in formato cartaceo, senza la copia elettronica, l’Agenzia delle Entrate la considererà non emessa. Questo significa che l’azienda incorrerà nelle sanzioni già oggi previste per la non emissione della fatturazione. Si tratta di una sanzione amministrativa che ammonta a una cifra da calcolare tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile presente nella fattura registrata in modo non corretto. Nel caso in cui a tale fattura corrisponda anche una richiesta di rimborso IVA, la multa sarà pari al 100% del tributo considerato.
Perchè cominciare subito
Le aziende pi๠avvedute già oggi utilizzano la fatturazione elettronica. Le motivazioni sono semplici: oggi l’obbligo non èancora attivo, quindi in caso di errore si puಠancora porre rimedio, senza incorrere in sanzioni. Inoltre al 1° gennaio 2019 l’ufficio amministrativo aziendale sarà già perfettamente in grado di gestire il nuovo metodo di fatturazione ei nuovi software.