Tra le priorità della maggior parte delle imprese moderne c’è puntare all’efficienza aziendale e cioè, semplificando, a raggiungere una serie fissata di obiettivi ottimizzando le risorse impiegate allo scopo. Anche una corretta gestione dei materiali di consumo, che può sembrare un aspetto di minore rilevanza, aiuta in questo senso e a raggiungere, cioè, i risultati attesi con spese minori. Proviamo a capire meglio perché e soprattutto come poter ottimizzare nella pratica la gestione dei materiali di consumo in azienda.
Cosa sono i materiali di consumo e come incidono sui costi gestionali in azienda
Per materiali di consumo si intendono, innanzitutto, quei materiali che sono funzionali allo svolgimento dei vari processi aziendali e che per natura e per l’impiego continuo che se ne fa si esauriscono molto rapidamente. Più nella pratica si tratta di risme di carta, nastro adesivo, altra cancelleria, detersivi, carta assorbente, necessario per le pulizie che servono in ogni azienda più altre ricorrenze, come il materiale da imballaggio, per esempio, più legate al tipo di attività svolte. Tali forniture vanno riassortite, spesso appunto con più frequenza rispetto ad altri materiali utilizzati in azienda, ma anche conservate adeguatamente in magazzino ed eventualmente distribuite tra i diversi reparti: esattamente come altri asset aziendali, cioè, richiedono di essere gestite adeguatamente.
Tre consigli per ottimizzare la gestione dei materiali di consumo in azienda
Il primo consiglio, così, è di fare un inventario di quali materiali di consumo servono in azienda e in che quantità analizzando con attenzione i vari processi operativi e cosa richiedono. Significa, per esempio, tenere traccia di quanta carta viene consumata in ufficio in un dato periodo di tempo per stampare a archiviare documenti e basarsi su questo quando si tratta di decidere quante risme di carta ordinare. Definire un metodo d’inventario, e cioè se ordinare periodicamente solo ciò che effettivamente si utilizza per esempio o fare scorte maggiori in conto deposito, non è meno importante per una gestione ottimizzata dei materiali di consumo aziendali.
Altro consiglio utile è, dopo aver realizzato o aggiornato l’inventario, individuare un fornitore di fiducia. Oggi ci sono siti come Click Ufficio che offrono detersivi all’ingrosso e altre forniture aziendali che permettono di risparmiare e di godere di condizioni personalizzate, per la spedizione per esempio. Più in generale stabilire un rapporto privilegiato con un fornitore ha vantaggi che vanno da prezzi di favore a più facilità di ripristinare le scorte di magazzino in tempi rapidi e anche quando si è consumato carta, nastro adesivo, imballaggi, materiale per la pulizia più velocemente del previsto o in situazioni di emergenza.
Una questione di non secondaria importanza quando si parla di materiale di consumo è, del resto, dove e come conservarlo in attesa che venga utilizzato nei processi aziendali. L’ideale sarebbe riservargli una zona specifica del magazzino e organizzare al suo interno i vari item per categoria, in modo che sia sempre semplice e per tutti trovare quello che si sta cercando. Per comodità si potrebbero collocare gli oggetti di uso più comune in zone più facilmente raggiungibili del magazzino e più indietro o più in alto sugli scaffali invece tutto quello che si usa con meno frequenza. Istruire il personale su dove si trova esattamente e come procurarsi il materiale di consumo o, meglio ancora, avere personale dedicato che se ne occupi può aiutare a gestirlo in maniera ottimale.