Lettera di sollecito

Come spiegato nel precedente articolo, la lettera di sollecito di pagamento deve adottare un tono preferibilmente amichevole e accondiscendente, al fine di far valere i propri diritti senza compromettere i rapporti con la controparte.

Bene dunque, introdurre il problema arrivandoci per gradi. Si potrebbe esordire con delle frasi come “verificando la nostra contabilità â€ oppure “dalle risultanze del nostro estratto conto”, per segnalare al debitore che siamo in attesa del suo pagamento (“non ci risulta sia ancora stato disposto il Vs. versamento in merito alla fattura n. 1000 emessa in data 20/06/2009”).

A quel punto èsufficiente ricordare per esteso le possibili modalità  di pagamento, per invogliare il destinatario a chiudere la pratica. In definitiva, il tono deve essere quello di lasciar intendere al cliente che abbiamo notato che non ha pagato ma che per ora non abbiamo alcuna intenzione di litigare.

Puಠanche essere, perà², che il cliente abbia in realtà  già  pagato il dovuto e che l’errore risieda nella nostra contabilità , o che il pagamento sia stato eseguito proprio mentre la nostra lettera era in viaggio: in tal caso, un sollecito sarebbe quanto mai sgradito al destinatario.

Non va tralasciata, dunque, una frase conclusiva che reciti all’incirca: “Qualora il pagamento sia stato disposto in questi ultimi giorni, La invitiamo a non tenere conto della presente lettera e ad accettare le nostre scuse per il disturbo”.
Qualora il cliente faccia orecchie da mercante, diviene perಠnecessario inviare una seconda lettera di sollecito. Il contenuto dovrebbe sostanzialmente essere il medesimo già  descritto, ma con l’aggiunta di una frase meno amichevole (“In caso di mancato pagamento ci troveremo costretti a sospendere i servizi erogati” oppure “dovremo applicare gli interessi legali sull’ammontare del debito”).
Una terza lettera, infine, dovrebbe assumere i toni dell’ultimatum (“Ci troveremo costretti a ricorrere alle vie legali”).

Se ancora una volta non si ottenesse nulla, diverrebbe evidente l’inutilità  di proseguire lungo questa strada: il debitore non ha palesemente alcuna intenzione di pagare il dovuto, e a quel punto il ricorso all’avvocato diventa inevitabile.

Va comunque ricordato che la sequenza di questi passaggi non èsempre necessaria: a seconda dell’ammontare del debito, della confidenza col cliente e dei suoi atteggiamenti (per esempio, il rendersi irreperibile) si puಠscegliere se aggiungere o togliere una o pi๠lettere dalla sequenza. Talvolta, chiedere immediatamente soccorso all’avvocato risulta indispensabile per salvare il salvabile.
Ultimo aspetto da considerare: la tempistica. Non si puಠcerto inviare una lettera al giorno, ma nemmeno lasciar passare invano i mesi. La soluzione pi๠utilizzata nella pratica pare essere quella di scrivere al cliente ogni dieci-quindici giorni. Scarica l’esempio di lettera di sollecito.