Ma non sempre èpossibile passare al vaglio tutto.
E’indispensabile allora assumere una strategia di gestione delle informazioni.
Di seguito qualche consiglio per valutare rapidamente i documenti utili:
– Stabilisci un momento della tua giornata (preferibilmente il mattino) da dedicare alla lettura della corrispondenza.
– Al termine della giornata esamina le comunicazioni giunte nel frattempo sulla tua scrivania.
– Non avere troppa fretta di rispondere! E’ pi๠giudizioso riflettere con pazienza.
– Dai uno sguardo ai quotidiani principali e alle riviste del tuo settore.
– Se non hai abbastanza tempo per tutti i documenti, raccogli quelli non letti in un apposito contenitore.
PROMEMORIA E RAPPORTI INTERNI: circolano all’interno dell’impresa e passano di mano in mano anche diverse volte; devono muoversi rapidamente e con puntualità tra coloro a cui sono rivolti.
FAX E CORRISPONDENZA: in questo caso puoi essere anche il solo a leggere messaggi di questo tipo. Accertati se èopportuno che anche altri vengano a conoscenza del loro contenuto e archivia qualsiasi messaggio si riveli importante per la tua attività .
POSTA ELETTRONICA: se hai la casella e-mail colma di messaggi, leggi solo quelli che dall’oggetto ti sembrano davvero importanti. Dopo aver letto, salva la lettera se credi sia meglio conservarla.
QUOTIDIANI E RIVISTE: leggi con attenzione il sommario delle riviste per esaminare con pochi sguardi il contenuto. Passa in rassegna gli articoli pi๠interessanti e, se necessario, fotocopia ed archivia.