L’emissione di una nota di accredito, tuttavia, èpossibile solo nelle ipotesi espressamente previste dalla normativa di riferimento, ovvero: dichiarazione di nullità del contratto, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione del contratto stesso; mancato pagamento in tutto o in parte di procedure concorsuali o di procedure esecutive rimaste infruttuose; applicazione di abbuoni o sconti.
Fuori da queste ipotesi non èpossibile emettere una nota di accredito, ad esempio non èconsentito emettere tale documento in caso di mancato pagamento o di pagamento parziale di una fornitura.
La nota di accredito ha una struttura e un contenuto molto simile a quello di una fattura, allo stesso modo deve essere numerata e deve contenere le indicazioni riguardanti la fattura originale. Per quanto riguarda la tempistica, la nota di accredito deve necessariamente essere emessa entro un anno dall’operazione a cui si riferisce, quindi entro un anno dalla consegna del bene o dalla prestazione del servizio.
Nel caso in cui la variazione non riguarda una diminuzione ma un incremento, colui che ha emesso la fattura non deve emettere una nota di accredito ma una nota di addebito, anche detta fattura integrativa.