La busta paga viene anche denominata cedolino paga o prospetto paga: questi i nomi corretti in ambito amministrativo, normativo e burocratico.
Si tratta di un documento introdotto in seguito alla consegna del salario agli operai che ha acquisito un ruolo fondamentale nell’ambito dei rapporti legati alla professione lavorativa.
Questo perché contiene tutte le informazioni relative al rapporto datore di lavoro-dipendente, compresi i fattori che portano al calcolo della retribuzione netta.
Ma cosa dice la legge per quanto riguarda la consegna? Nonostante il Garante per la privacy prima e il legislatore europeo poi si siano espressi in termini importanti per quanto riguarda la tutela della protezione dei dati personali, a oggi non c’è un solo metodo obbligatorio.
Ciò significa che la singola organizzazione aziendale può avvalersi persino della consegna a mano, considerata ormai superata, o della forma che reputa più indicata in relazione alle proprie caratteristiche ed esigenze.
L’importante è che la consegna della busta paga avvenga, trattandosi di un’operazione obbligatoria dal punto di vista normativo.
Una delle soluzioni attualmente considerate più efficaci è quella di un software consegna buste paga online, come Dipendenti in Cloud: un programma che permette la gestione di diversi aspetti della contabilità e che mette tanto il lavoratore che il datore di lavoro nelle condizioni di avere un rapporto riservato.
La consegna della busta paga in questo caso viene attuata tramite un portale telematico, il cui accesso esclusivo al dipendente viene garantito tramite la predisposizione di un’area riservata, nei programmi più all’avanguardia fruibile anche da mobile.
Non si tratta della sola modalità permessa dalla legge, ma è sicuramente quella a oggi più evoluta e affidabile. Vediamo comunque le disposizioni di legge in vigore sulla consegna dei cedolini paga.
Come funziona l’obbligo di consegna ai lavoratori dipendenti del prospetto paga
L’obbligo di consegna del prospetto paga ai lavoratori dipendenti da parte del datore di lavoro è stato introdotto in Italia in seguito all’entrata in vigore della Legge n. 4/1953: le disposizioni sono quelle contenute all’art. 1.
All’interno del documento vanno riportati i seguenti elementi:
- Anagrafica del lavoratore.
- Qualifica professionale.
- Retribuzione.
- Arco temporale relativo alla retribuzione.
- Presenza di assegni familiari.
- Altri elementi che vanno a incidere sulla retribuzione, comprese le trattenute.
Tali informazioni è necessario che combacino perfettamente con quanto fatto registrare sul libro unico del lavoro.
Quando deve essere consegnato il prospetto paga? Secondo quanto stabilito a livello normativo ciò dovrebbe avvenire nel momento esatto del pagamento della retribuzione. Per risultare valido occorre che vengano riportate firma, sigla, timbro del datore di lavoro o di colui che opera in sua vece.
La busta paga è un documento estremamente importante per i lavoratori. La ragione risiede nel fatto che permette loro di conoscere in maniera dettagliata l’entità delle competenze che vengono effettivamente corrisposte nonché le ritenute che influiscono sulle stesse.
In questo modo è possibile verificare se gli importi sono quelli effettivamente lavorati, non diversamente dal netto fornito alla persona.
All’interno della busta paga sono inoltre contenute le ferie e i permessi spettanti al dipendente: la loro conoscenza è altrettanto essenziale nell’ottica di un rapporto trasparente e a fronte di una verifica degli altri elementi di valutazione.
Come consegnare le buste paga: best practices
Le modalità con cui può avvenire la consegna delle buste paga sono sostanzialmente quattro, vediamole nel dettaglio:
- Consegna a mano. Si tratta della soluzione classica nonché di quella più diffusa prima dell’avvento della digitalizzazione. Per dimostrare l’effettiva consegna al lavoratore occorre che quest’ultimo firmi una copia del prospetto, che l’azienda avrà poi cura e necessità di conservare.
- Consegna via mail. Una misura confermata dal Ministero del Lavoro nel 2008, la quale non presenta però una condizione di validità intrinseca rispetto alla ricezione: in tal senso è necessario che l’indirizzo e-mail di recapito risulti intestato alla persona e abbia in dotazione una password. La dimostrabilità della consegna non è quindi inclusa nell’invio della mail da parte del datore di lavoro che deve occuparsi di dimostrarla in caso di verifica da parte dell’ente preposto.
- Consegna via PEC. Una misura anch’essa confermata dal Ministero del Lavoro nel 2008. La Posta Elettronica Certificata è non solo un mezzo ritenuto idoneo dalla legge, ma presenta un’implicita validità dimostrativa. Per potersene avvalere è necessario che entrambe le parti siano in possesso di un indirizzo PEC.
- Consegna attraverso apposito sito web. Una misura introdotta dal Ministero del Lavoro a partire dal 2012. Essa contempla che il file contenente la busta paga si trovi all’interno di un’area riservata intestata al dipendente, non diversamente dal documento in questione. La dimostrabilità della consegna è garantita attraverso una specifica attestazione che valida il caricamento del cedolino sul portale.
Conclusioni
Il metodo più vantaggioso per la consegna delle buste paga nell’epoca attuale? Sicuramente non quello via mail né tantomeno quello a mano, in quanto si tratta delle modalità che richiedono più tempo agli amministratori del personale. Inoltre, questi metodi possono mettere a rischio la privacy dei dipendenti, nel caso in cui i cedolini, per errore, vengono visti o recapitati a persone non autorizzate.
Sicuramente più valida la soluzione tramite PEC, la quale necessita però che ambo le parti siano dotate di un simile strumento.
L’ultima opzione, ovvero quella tramite portale e area riservata dedicati, appare indubbiamente la più efficace, sia in termini di privacy sia rispetto all’obbligo di rispetto della consegna per il datore di lavoro. Con il valore aggiunto di avere tutti i prospetti paga a portata di mano, facendosi trovare pronti in caso di controlli.