Se in questo frattempo sono iniziate attività di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza, la fattura va conservata fino alla conclusione di tali operazioni, se esse terminano oltre le date indicate.
Si ricorda, inoltre, che per tutti gli imprenditori non agricoli e non “piccoli†(secondo la definizione dell’art. 2083 del Codice Civile), le fatture e tutti gli altri documenti aziendali vanno conservati per dieci anni per gli scopi civilistici, come il loro utilizzo come mezzo di prova nei processi civili e fallimentari.
Se la fattura èstata emessa in formato elettronico, essa va conservata con mezzi altrettanto innovativi: sistemi digitali od ottici che ne garantiscano l’immutabilità e la leggibilità nel tempo. Appositi decreti ministeriali descrivono tecnicamente l’impostazione e il funzionamento di tali archivi digitali o a lettura ottica.
Se invece la fattura èstata emessa in formato analogico, la conservazione puಠavvenire liberamente in normali raccoglitori, oppure puಠessere scannerizzata per essere trasformata in fattura elettronica ed essere conservata di conseguenza.
La scelta fra queste due soluzioni, come accennato, èlibera. Una volta che perಠsi scegliesse la seconda opzione, questa èuna scelta definitiva e irrevocabile, tanto che occorre inviare all’Agenzia delle Entrate la cosiddetta “impronta digitale†del proprio archivio.
L’archivio digitale, in realtà , puಠriguardare non solo le fatture ma l’intero apparato contabile dell’impresa. Fermi considerati i vincoli descritti, comunque, èconsentito scegliere liberamente quali tipologie di documenti conservare in formato analogico e quali in formato elettronico-ottico.