Il rispetto di tali regole èfondamentale per ottenere gli effetti positivi previsti dalle leggi civilistiche: per esempio, si possono utilizzare le scritture contabili come prova a proprio favore in tribunale, purchè siano ordinate.
L’inattendibilità o incompletezza dei registri, inoltre, puಠportare all’imputazione di bancarotta semplice in caso di fallimento.
Poichè il codice risale al 1942, le norme in materia sono naturalmente ispirate alla tenuta manuale dei registri, oggi molto rara, ma gli stessi principi sono applicabili in quanto compatibili anche nella pi๠moderna ipotesi di tenuta con mezzi meccanografici: tutti i software in commercio, in effetti, le rispettano scrupolosamente.
Per l’esattezza il codice indica alcune regole di base per mantenere un’ordinata contabilità : niente spazi in bianco (che potrebbero essere riempiti in un secondo momento a seconda delle convenienze) e dunque niente interlinee; non èammesso nemmeno fare trasporti in margine, nè lasciare abrasioni. Se poi èproprio necessario correggere degli errori, ènecessario che le cancellature siano fatte in maniera tale da lasciare leggibili le parole o i numeri sostituiti.
La legge non lo dice espressamente, ma la giurisprudenza ha costantemente ritenuto inammissibile tenere le scritture contabili a matita, perchè facilmente manipolabili.
Si richiede, inoltre, di tenere gli originali di lettere, fatture e telegrammi ricevuti inerenti i rapporti commerciali e le copie di quelli inviati. Si ritiene, per analogia, che le medesime regole vadano applicate anche per i fax e per i messaggi di posta elettronica.
Libri contabili e corrispondenza, infine, devono essere conservati per dieci anni.