La sala riunioni rappresenta uno dei luoghi pi๠importanti per concludere gli affari ed i colloqui di lavoro ed èquindi doveroso attrezzarla con mezzi moderni che possano supportare la discussione.
I vantaggi che si possono trarre da uno spazio al passo coi tempi sono evidenti: su tutti una comunicazione pi๠efficace tra i partecipanti.
Ecco una rassegna degli strumenti indispensabili per comunicare efficacemente durante una riunione:
LAVAGNA LUMINOSA: permette di proiettare su una parete o su uno schermo il contenuto di fogli lucidi. Si rivela estremamente utile al relatore per indicare a tutti i presenti alla riunione i punti centrali del suo discorso.
FOTOCOPIATRICE: utilissima per consentire, ad esempio, di avere immediatamente una copia dei lucidi per tutti.
PROIETTORE PER PC: trattasi di una sorta di “derivato†della lavagna luminosa, sua evoluzione ; stavolta ad essere proiettata èla schermata di un computer: il vantaggio èsenza dubbio la possibilità di aggiornare in tempo reale il messaggio proiettato.
RETE DI COMPUTER: èfondamentale dotare ogni postazione di un computer, collegato in rete con gli altri, in modo da far sଠche ogni partecipante abbia una tastiera e un monitor per partecipare attivamente alla riunione. La votazione in tempo reale o la partecipazione di persone anche lontane costituiscono un indubbio fattore di successo.
VIDEOCONFERENZA: linea telefonica che permette di inviare a distanza non solo la voce, ma anche una ripresa televisiva di chi ne fa uso. Ciಠche occorre èun computer e una webcam di buona qualità . La comunicazione a distanza, il trasferimento di file via Internet e la collaborazione su progetti condivisi sono i suoi punti di forza.
CARTA E PENNA per tutti i partecipanti: “Verba volant, scripta manentâ€, i vecchi metodi per prendere appunti non muoiono mai. Quindi sଠalla tecnologia, ma anche alla tradizione!