Gestire ed organizzare l’immane mole di documenti che nella vita dobbiamo archiviare èun lavoro sicuramente difficile che richiede metodo, pazienza e attenzione. Questo vale già semplicemente per tutte le incombenze all’interno di una casa, dalle bollette alle fatture, dai contratti alle multe: tutti noi ci siamo ritrovati pi๠volte nella seccante situazione di dover ricercare un vecchio documento e di non ricordare in alcun modo dove possa essere. Ancor pi๠intricata èla situazione quando di tratta di un ufficio, dove i documenti inviati e ricevuti per lavoro si moltiplicano, ed èancora pi๠arduo il compito di organizzare il nostro archivio.
Imparare ad avere una gestione ordinata dei documenti che ogni giorno circolano in casa o in un ufficio èfondamentale e certamente tutt’altro che banale. Che si tratti di documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette, ogni documento tiene traccia ufficiale della storia di un’azienda e della nostra vita in quanto cittadini, lavoratori e persone fisiche. Senza quelli, non potremmo dimostrare o ricordare tutto ciಠche èpassato nella nostra vita o nella nostra azienda. Va da sè che èfondamentale non solo conservarli al meglio, ma anche sapere come organizzare un archivio documenti in modo tale da poter recuperare sempre e in modo veloce quel che ci occorre. Archiviare non significa solo accumulare e conservare ma anche, anzi soprattutto, ordinare, gestire, organizzare. Sapere sempre dove trovare in modo rapido un qualsiasi documento èuna impagabile fonte di risparmio di tempo e di energie, oltre che la soluzione ad alcune problematiche che, senza quei documenti, non riusciremmo ad affrontare e superare.
Digitalizzazione e dematerializzazione
Il processo di digitalizzazione e dematerializzazione, tuttora in atto, sta facilitando il compito agli addetti ai lavori, rendendo l’archiviazione documentale pi๠sostenibile (dal punto di vista economico ed ambientale) e pi๠sicura per la protezione dei dati. Firma digitale e marcatura temporale stanno consentendo, infatti, di conservare anche solo la copia digitale di pratiche e atti ufficiali, sia nel pubblico che nel privato. Ciಠnonostante, negli uffici e ancora di pi๠nelle case, siamo ancora lontani dalla completa sparizione della carta, dei raccoglitori e dei faldoni e dall’utilizzo esclusivo dei formati digitali. Non tutti possono disporre agevolmente dei dispositivi di autenticazione delle copie informatiche e devono conservare comunque la versione cartacea con firma in originale. Insomma, l’esigenza di regole precise e di strumenti sempre pi๠efficaci per l’archiviazione che ci aiutino a non perderci in un mare di carte e documenti èancora un bisogno in cerca di risposte affidabili: ènecessario conoscere i principali sistemi e le migliori tecniche di archiviazione e imparare buone pratiche per risparmiare spazio, tempo e sicuramente anche stress.
La soluzione èMY-ARCHIVE
Digitale e cartaceo al giorno d’oggi coesistono e sono in molti casi complementari, tuttavia il futuro, anche quello molto prossimo, non possiamo non immaginarlo sempre meno cartaceo: l’obiettivo èquello della totale dematerializzazione, e di certo il punto di arrivo non èpoi cosଠlontano. Per questo, per migliorare la nostra organizzazione ed essere preparati alla gestione esclusivamente digitale dei nostri documenti èfondamentale trovare la soluzione ottimale: organizza i documenti con MY-ARCHIVE, un modulo semplice, veloce ed efficace che permette la gestione documentale di tutti i documenti aziendali.