Per esempio, occorre che lo stesso assicuri in ogni momento la visualizzazione a video ed eventualmente la stampa di qualsiasi documento su richiesta delle autorità , predisponendo propri mezzi utili allo scopo, dal computer alla stampante.
à‰ poi stabilito, naturalmente, che tutte le operazioni e i documenti registrati in uno stesso supporto rispettino l’ordine cronologico.
Inoltre, èrichiesto che se si riversa il contenuto di un supporto su di un altro (operazione talvolta necessaria sia per motivi di backup prudenziale che di rischio di usura degli stessi), il contenuto non deve essere in alcun modo alterato: quando il rischio tecnicamente sussiste, la conformità al contenuto originale deve essere attestato da un notaio.
Occorre anche assicurare che sia possibile rintracciare qualsiasi documento registrato attraverso alcune chiavi di ricerca prestabilite (nome e cognome o ditta, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, data o combinazioni di queste chiavi).
Qualora, magari per motivi di sicurezza, di alcune o di tutte le operazioni registrate informaticamente si voglia tenere traccia anche su documenti cartacei, èpreferibile specificare sugli stessi che si tratta di copie ad uso interno e che i libri “ufficiali†sono conservati in forma digitale od ottica.
Il libro giornale, il libro inventari e i libri sociali sono soggetti ad imposta di bollo, pari a € 14,62 ogni cento pagine. Se perಠessi sono tenuti informaticamente, non èmaterialmente possibile applicare la marca tradizionale: cosà¬, èstabilito che l’ammontare dell’imposta sia versato tramite modello F23 secondo un particolare meccanismo ad acconto e saldo. Nel libro giornale, in particolare, l’importo dovuto èdi € 14,62 ogni 2.500 registrazioni.