In questo senso, èrichiesto innanzitutto che il formato elettronico assunto dai documenti sia del tutto statico, senza alcuna possibilità da parte di terzi di intervenire per modificare, correggere o cancellare i dati registrati.
In questa ottica, èrichiesto che i documenti non contengano alcun codice eseguibile o macroistruzioni in grado di consentire una modifica degli stessi.
In secondo luogo, èrichiesto che il processo di conservazione dei documenti sia concluso periodicamente con una sorta di sigillo, dato dalla firma digitale e dalla marca temporale. La prima consente di attribuire in maniera univoca il processo di registrazione al titolare dell’impresa individuale o al responsabile legale della società , a seconda dei casi; la seconda consente di datare con assoluta certezza il momento in cui l’operazione ècompiuta.
Le indicazioni fornite dalla CNIPA stabiliscono che la chiusura dei supporti con firma digitale e marca temporale deve avvenire ogni trimestre: quest’arco temporale non èperಠda intendersi necessariamente in maniera rigida (gennaio-marzo, aprile-giugno e cosଠvia).
Se infatti spostiamo l’attenzione ad un libro sociale, come potrebbe essere il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio d’amministrazione, e ipotizziamo che esso sia tenuto informaticamente ai sensi dell’art. 2215-bis, puಠavvenire che ci sia un lungo periodo di pausa fra una riunione e l’altra.
Se immaginiamo che il primo trimestre cui fanno riferimento le registrazioni va da gennaio a marzo e la successiva riunione avviene solo il 4 giugno, allora il successivo trimestre i cui verbali andranno registrati in uno stesso supporto ottico od elettronico andrà da quella data al 4 settembre.