Per esempio, occorre che lo stesso assicuri in ogni momento la visualizzazione a video ed eventualmente la stampa di qualsiasi documento su richiesta delle autorità , predisponendo propri mezzi utili allo scopo, dal computer alla stampante.
In questo senso, èrichiesto innanzitutto che il formato elettronico assunto dai documenti sia del tutto statico, senza alcuna possibilità da parte di terzi di intervenire per modificare, correggere o cancellare i dati registrati.
In questa ottica, èrichiesto che i documenti non contengano alcun codice eseguibile o macroistruzioni in grado di consentire una modifica degli stessi.
La prima ipotesi èormai marginale, riservata solo ai soggetti di piccolissime dimensioni, anche se nulla in realtà vieterebbe anche ad una multinazionale di compilare manualmente i propri registri.
Questa legge, infatti, ha istituito un nuovo articolo all’interno del Codice Civile, il n. 2215-bis, che stabilisce a chiare lettere che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta èobbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informaticiâ€.
Al contrario di quanto avveniva un tempo, per cui era previsto un calcolo dettagliato, questa tassa èoggi calcolata in maniera forfettaria: tutte le società , cioà¨, pagano una cifra fissa, indipendentemente dal numero dei libri interessati e dalle pagine redatte in ciascuno di essi.